Warum die Verwaltungsgemeinschaft Syrgenstein auf digitale Behördengänge setzt
Die Verwaltungsgemeinschaft Syrgenstein setzt auf den digitalen Behördengang. Und weil die Bürgerinnen und Bürger überdurchschnittlich viel online erledigen können, hat die kleine Verwaltung im Bachtal kürzlich eine Auszeichnung erhalten und darf sich seitdem „Digitales Amt“ nennen. Das dürfen bayerische Kommunen, wenn sie mindestens 50 kommunale Verfahren im sogenannten „BayernPortal“ verlinkt haben. In den Gemeinden Bachhagel, Syrgenstein und Zöschingen sind es sogar 76. Das „BayernPortal“ ist das allgemeine Verwaltungsportal des Freistaats. Wer hier eine „BayernID“ erstellt, hat etwa die Möglichkeit, sich bei vielen behördlichen Onlinediensten auszuweisen und zum Beispiel das Elterngeld digital zu beantragen.
„Das Digitalgesetz in Bayern schreibt vor, dass es keinen Medienbruch geben darf“, erklärt der IT-Administrator der Verwaltungsgemeinschaft, Fabian Burghart. „Es reicht also nicht, Formulare auf der Homepage bereitzustellen, die die Bürgerinnen und Bürger dann herunterladen und ausdrucken müssen. Es muss komplett digital über das ,BayernPortal‘ laufen. Wer eine ,BayernID‘ hat, kann dort seinen Ausweis hinterlegen und dann bestimmte Dinge digital signieren.“
Was geht digital und was nicht?
Als Beispiel nennt Burghart die Anmeldung eines Hundes und die Entrichtung der Hundesteuer. „Und das Onlineangebot wird auch rege genutzt“, so Burghart. Auch die Wasserzählerablesungen laufen praktisch nur noch digital. „Es kommen kaum noch ausgefüllte Karten mit Rückantworten zu uns.“ Ein weiteres Beispiel: verkehrsrechtliche Anordnungen. „Etwa, wenn ein Unternehmen wegen einer Baumaßnahme eine zeitlich begrenzte Straßensperrung braucht.“ Allerdings geht nicht alles digital. „Wenn es um hoheitliche Dokumente, wie den Personalausweis oder den Reisepass geht, muss man weiterhin persönlich erscheinen“, so Burghart. „Solche Verfahren könnten wir gar nicht weiter digitalisieren.“
"Mitarbeiter müssen überzeugt werden"
Nicht zuletzt während der Corona-Pandemie hat sich gezeigt, dass Deutschland und deutsche Behörden in Sachen Digitalisierung teils schwer hinterherhinken. Warum ist das so? „Es mag rechtliche Gründe geben, aber so wie ich es sehe, haben viele Verwaltungen auch einfach Angst davor“, sagt Burghart. „Für viele ist es ungewohnt, wenn kein Brief mit von Bürgern ausgefüllten Formularen mehr ankommt. Wir haben ein digitales Aktenverwaltungssystem und wenn ein Formular oder ein Antrag digital als Akte oder per Mail kommt, ist der erste Impuls bei vielen, das erst einmal auszudrucken und analog anzulegen. Man muss die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der digitalen Arbeit überzeugen.“
Und warum funktioniert das in Syrgenstein offenbar besser als in anderen Kommunen? „Ein Grund dafür dürfte sein, dass sowohl unser Geschäftsführer als auch unsere drei Bürgermeister relativ jung sind.“ Fabian Burghart selbst ist ebenfalls erst 25. „Wir sind von der Digitalisierung überzeugt und haben diesen Weg deshalb eingeschlagen.“ Dazu zählt auch, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch mobiles Arbeiten zu ermöglichen.
Soll mittelfristig durch die Digitalangebote Personal eingespart werden? Fabian Burghart glaubt eher nicht daran. „Die Bearbeitung und Prüfung im Hintergrund muss ja weiterhin erfolgen. Daran ändert sich ja nichts.“ Man wolle mit den digitalen Angeboten auch niemanden daran hindern, persönlich aufs Amt zu kommen. „Ältere Bürgerinnen und Bürger kommen doch auch ganz gerne persönlich. Und wenn sie Probleme mit den digitalen Angeboten haben, steht ihnen der Seniorenbeirat oder die Seniorenhilfe beiseite.“
Wie läuft es bei der Stadt Heidenheim?
Und wie ist es in anderen Kommunen im Landkreis Heidenheim? Wie viel geht hier digital? Anfrage bei der Stadt Heidenheim: Laut Pressesprecherin Julia Habla können derzeit 45 Behördengänge digital erledigt werden. „Das zentrale Landesportal ist service-bw.de“, so Habla. „Hier werden Onlineprozesse bereitgestellt, die jede Kommune in Baden-Württemberg dann für sich aktivieren und daraufhin nutzen kann.“ So könne in Heidenheim etwa ein Bewohnerparkausweis digital beantragt werden. Und auch die Hundesteuer könne online und ohne Medienbruch an- und abgemeldet werden. „Uns ist nicht bekannt, dass verkehrsrechtliche Anordnungen oder die Wasserzählerablesung von service-bw angeboten werden. Daher stehen uns diese derzeit auch nicht zur Verfügung.“
„Grundsätzlich geht es aber nicht darum, welche Stadt am meisten Prozesse online hat“, so Habla. „Digitalisierung soll unserer Meinung nach für alle Beteiligten, ob für Bürger, Vereine, Unternehmen oder Behörden einen Mehrwert bieten.“ Ein Mehrwert sei dann gegeben, wenn es eine Prozessverbesserung, also Arbeitserleichterung oder Zeit- und Kostenersparnis gibt. „Wir stoßen bei der Einführung von Onlineprozessen immer wieder auf einen Medienbruch im Prozessablauf. Aufgrund fehlender Schnittstellen zum Fachverfahren müssen Anträge per Copy and Paste (Kopieren und Einfügen) übernommen oder im schlimmsten Fall ausgedruckt und abgeheftet werden. Auch aus Bürgersicht ist es aufgrund des bestehenden Schriftformerfordernisses manchmal nicht möglich, einen Antrag ohne Ausdruck und Unterschrift, falls keine Online-Ausweisfunktion vorhanden ist, an die Kommune zu senden.“